宿泊施設や飲食店、ネイルサロンなどの店舗型ビジネスを運営していると、キャンセルへの対策は必要不可欠です。この記事では、キャンセルに悩まされている担当者に向けて、キャンセル料回収の方法や注意点、キャンセルを減らすためのポイントを解説します。キャンセル対策として、ぜひ役立ててください。
キャンセルが起こる理由
体調不良など、やむを得ない場合以外でもキャンセルは発生します。キャンセルが起こる理由について解説します。
予約したのを忘れていた
キャンセルが発生する理由に、予約したこと自体を忘れてしまうケースがあります。Webやアプリで簡単に予約ができる一方、予約したことを忘れる可能性もあるでしょう。その結果、無断キャンセルや、直前のキャンセルにつながることがあります。
とりあえず予約をした
とりあえずの予約が原因で、キャンセルが発生することもあります。大人数で飲食店を利用する際に、複数店舗へ予約を入れることがあります。他店を利用することになった場合、当日キャンセルや無断キャンセルが発生するケースにつながります。
キャンセルによるデメリット
キャンセルによって、いくつかのデメリットが発生します。予約により席が事前に埋まってしまい、当日来店した他のお客様を獲得できなくなり、機会損失につながります。また、スタッフのモチベーション低下や、準備していた従業員の人件費が無駄になることも考えられます。飲食店では、キャンセルにより手配済みの食材が無駄になることもデメリットといえます。
キャンセル料を回収するための３つの方法
キャンセルによるデメリットは、軽視できません。ここでは、キャンセル料を回収するための4つの方法を解説します。
メール・電話等でキャンセル料を請求する
メールや電話でキャンセル料を請求する方法があります。メールで、キャンセル料の発生事実、振込先口座、支払い期日を伝えましょう。やり取りの記録が残るように、メールで連絡することが重要です。また、キャンセル料の請求メールを送付したことを、電話で念押しすることも有効です。メールと電話をうまく活用して、キャンセル料の回収を図りましょう。
弁護士へ債権回収を依頼する
弁護士へ債権回収の依頼を検討する方法もあります。ただし、請求する金額に対して高額の費用がかかる場合もあるた、費用対効果を十分に考慮し、慎重に判断することが求められます。
キャンセル料を請求・回収するツールを導入する
キャンセル料を請求・回収するツールを導入することもおすすめの方法です。キャンセル料を請求・回収するツールとは、一連の請求・回収業務を簡単に行えるようにしたツールのことです。回収するためには、キャンセルポリシーを明確に規定している必要があります。
キャンセル料を回収する際の注意点
キャンセル料の回収は、金銭のやり取りであるため、慎重に進める必要があります。ここでは、回収時の注意点を解説します。
キャンセルポリシーを定めていなければ回収できない
キャンセルポリシーを定めていなければ、キャンセル料を回収できません。キャンセルポリシーには、キャンセル可能な期間やキャンセル料について、具体的に規定しましょう。誤解を生まないように、あいまいな表現は避けてください。災害や感染症などを理由とする不測の事態に対しては、キャンセル料が免責されることも補足しておくとよいでしょう。
回収にかかる費用でマイナスになる場合もある
キャンセル料を回収できたとしても、回収にかかる費用によっては、収支がマイナスになるケースがあります。キャンセル料の回収には手間や時間、費用がかかります。弁護士に依頼したり、裁判を起こしたりする場合、キャンセル料を回収できたとしても、費用が高額になることがあるため、注意が必要です。
キャンセルを減らすためのポイント
キャンセルがなければ、キャンセル料回収に悩むこともありません。ここでは、キャンセルを減らすためのポイントを解説します。
予約のときに確実にキャンセルポリシーを伝える
予約時に、キャンセルポリシーを確実に伝えることが重要です。予約サイトやホームページにキャンセルポリシーを記載し、予約確認メールにも明記するようにしましょう。事前に電話連絡をして、再度伝える方法も有効です。仮にキャンセルになった場合でも、キャンセルポリシーが伝わっていれば、キャンセル料が回収しやすくなるというメリットもあります。
リマインドする
リマインドを行うことで、予約をうっかり忘れてしまうケースを防止できます。例えば、1週間前にリマインドメールを送り、前日には電話で確認をするなど、予約日の前にリマインドを行いましょう。電話で予算や注文内容のヒアリングをすることで、心理的にキャンセルを防止する効果も期待できます。
予約の時点で料金を支払ってもらう
予約の時点で料金を支払ってもらうことも効果的です。事前決済や料金の一部を預かるデポジット機能を利用し、予約受付のタイミングで支払ってもらうことが可能です。万が一キャンセルが発生した場合には、キャンセルポリシーに則ってキャンセル料を徴収できるため、回収にかかる労力や時間が省けます。
キャンセルに備えてやっておくこと
いくら注意しても、キャンセルがゼロになることはほとんどありません。ここでは、キャンセルに対して準備すべきことを解説します。
キャンセル待ちのリストを用意する
キャンセル待ちのリストを作成することをおすすめします。キャンセルが分かった時点で、すぐに別のお客様に連絡して予約案内が可能です。予約システムによっては、キャンセル待ち機能が付いていることもあります。キャンセル待ち機能を利用すれば、本来予約できなかったお客様情報も把握でき、機会損失を減らすことにもつながります。
日頃からSNSで発信する
日頃からSNSで情報発信し、お客様とコミュニケーションをとることが大切です。急なキャンセルが発生した場合、速やかにSNSで告知することで、新たな予約を獲得できるかもしれません。自社SNSは、店舗型ビジネスにおいても有効なツールであり、お客様とのつながりを深め、キャンセル対策としても効果的であるといえます。
まとめ
キャンセル料未回収のリスクは、適切なキャンセルポリシーを定め、予約時を受ける際にお客様に伝え、リマインドすることによって軽減できます。一方、キャンセル料の回収作業には、時間と労力がかかります。効率的な対応が求められる場合、弁護士への依頼やキャンセル料の請求・回収を自動化する専用サービスの利用をおすすめします。
Payn（ペイン）は、キャンセル料の請求・回収業務を自動化する請求ツールです。今まで多くの時間をかけて対応していた請求業務を、簡単に実施できます。初期費用や月額費用は無料、回収できた場合にのみ手数料が発生するため、ノーリスクで導入できます。キャンセル料の回収でお悩みの際は、ぜひご検討ください。
宿泊施設や飲食店、ネイルサロンなどの店舗型ビジネスを運営していると、キャンセルへの対策は必要不可欠です。この記事では、キャンセルに悩まされている担当者に向けて、キャンセル料回収の方法や注意点、キャンセルを減らすためのポイントを解説します。キャンセル対策として、ぜひ役立ててください。
キャンセルが起こる理由
体調不良など、やむを得ない場合以外でもキャンセルは発生します。キャンセルが起こる理由について解説します。
予約したのを忘れていた
キャンセルが発生する理由に、予約したこと自体を忘れてしまうケースがあります。Webやアプリで簡単に予約ができる一方、予約したことを忘れる可能性もあるでしょう。その結果、無断キャンセルや、直前のキャンセルにつながることがあります。
とりあえず予約をした
とりあえずの予約が原因で、キャンセルが発生することもあります。大人数で飲食店を利用する際に、複数店舗へ予約を入れることがあります。他店を利用することになった場合、当日キャンセルや無断キャンセルが発生するケースにつながります。
キャンセルによるデメリット
キャンセルによって、いくつかのデメリットが発生します。予約により席が事前に埋まってしまい、当日来店した他のお客様を獲得できなくなり、機会損失につながります。また、スタッフのモチベーション低下や、準備していた従業員の人件費が無駄になることも考えられます。飲食店では、キャンセルにより手配済みの食材が無駄になることもデメリットといえます。
キャンセル料を回収するための３つの方法
キャンセルによるデメリットは、軽視できません。ここでは、キャンセル料を回収するための4つの方法を解説します。
メール・電話等でキャンセル料を請求する
メールや電話でキャンセル料を請求する方法があります。メールで、キャンセル料の発生事実、振込先口座、支払い期日を伝えましょう。やり取りの記録が残るように、メールで連絡することが重要です。また、キャンセル料の請求メールを送付したことを、電話で念押しすることも有効です。メールと電話をうまく活用して、キャンセル料の回収を図りましょう。
弁護士へ債権回収を依頼する
弁護士へ債権回収の依頼を検討する方法もあります。ただし、請求する金額に対して高額の費用がかかる場合もあるた、費用対効果を十分に考慮し、慎重に判断することが求められます。
キャンセル料を請求・回収するツールを導入する
キャンセル料を請求・回収するツールを導入することもおすすめの方法です。キャンセル料を請求・回収するツールとは、一連の請求・回収業務を簡単に行えるようにしたツールのことです。回収するためには、キャンセルポリシーを明確に規定している必要があります。
キャンセル料を回収する際の注意点
キャンセル料の回収は、金銭のやり取りであるため、慎重に進める必要があります。ここでは、回収時の注意点を解説します。
キャンセルポリシーを定めていなければ回収できない
キャンセルポリシーを定めていなければ、キャンセル料を回収できません。キャンセルポリシーには、キャンセル可能な期間やキャンセル料について、具体的に規定しましょう。誤解を生まないように、あいまいな表現は避けてください。災害や感染症などを理由とする不測の事態に対しては、キャンセル料が免責されることも補足しておくとよいでしょう。
回収にかかる費用でマイナスになる場合もある
キャンセル料を回収できたとしても、回収にかかる費用によっては、収支がマイナスになるケースがあります。キャンセル料の回収には手間や時間、費用がかかります。弁護士に依頼したり、裁判を起こしたりする場合、キャンセル料を回収できたとしても、費用が高額になることがあるため、注意が必要です。
キャンセルを減らすためのポイント
キャンセルがなければ、キャンセル料回収に悩むこともありません。ここでは、キャンセルを減らすためのポイントを解説します。
予約のときに確実にキャンセルポリシーを伝える
予約時に、キャンセルポリシーを確実に伝えることが重要です。予約サイトやホームページにキャンセルポリシーを記載し、予約確認メールにも明記するようにしましょう。事前に電話連絡をして、再度伝える方法も有効です。仮にキャンセルになった場合でも、キャンセルポリシーが伝わっていれば、キャンセル料が回収しやすくなるというメリットもあります。
リマインドする
リマインドを行うことで、予約をうっかり忘れてしまうケースを防止できます。例えば、1週間前にリマインドメールを送り、前日には電話で確認をするなど、予約日の前にリマインドを行いましょう。電話で予算や注文内容のヒアリングをすることで、心理的にキャンセルを防止する効果も期待できます。
予約の時点で料金を支払ってもらう
予約の時点で料金を支払ってもらうことも効果的です。事前決済や料金の一部を預かるデポジット機能を利用し、予約受付のタイミングで支払ってもらうことが可能です。万が一キャンセルが発生した場合には、キャンセルポリシーに則ってキャンセル料を徴収できるため、回収にかかる労力や時間が省けます。
キャンセルに備えてやっておくこと
いくら注意しても、キャンセルがゼロになることはほとんどありません。ここでは、キャンセルに対して準備すべきことを解説します。
キャンセル待ちのリストを用意する
キャンセル待ちのリストを作成することをおすすめします。キャンセルが分かった時点で、すぐに別のお客様に連絡して予約案内が可能です。予約システムによっては、キャンセル待ち機能が付いていることもあります。キャンセル待ち機能を利用すれば、本来予約できなかったお客様情報も把握でき、機会損失を減らすことにもつながります。
日頃からSNSで発信する
日頃からSNSで情報発信し、お客様とコミュニケーションをとることが大切です。急なキャンセルが発生した場合、速やかにSNSで告知することで、新たな予約を獲得できるかもしれません。自社SNSは、店舗型ビジネスにおいても有効なツールであり、お客様とのつながりを深め、キャンセル対策としても効果的であるといえます。
まとめ
キャンセル料未回収のリスクは、適切なキャンセルポリシーを定め、予約時を受ける際にお客様に伝え、リマインドすることによって軽減できます。一方、キャンセル料の回収作業には、時間と労力がかかります。効率的な対応が求められる場合、弁護士への依頼やキャンセル料の請求・回収を自動化する専用サービスの利用をおすすめします。
Payn（ペイン）は、キャンセル料の請求・回収業務を自動化する請求ツールです。今まで多くの時間をかけて対応していた請求業務を、簡単に実施できます。初期費用や月額費用は無料、回収できた場合にのみ手数料が発生するため、ノーリスクで導入できます。キャンセル料の回収でお悩みの際は、ぜひご検討ください。
